צילום כנסים – אתגרים ופתרונות

צילום כנסים במעגל סגור הוא מרכיב מרכזי בהצלחתם של אירועים מסוג זה.

המסכים הגדולים כבר אינם נתפסים כפריט מותרות, הרי רק בזכותם ניתן להבטיח כי כלל המשתתפים יוכלו לראות את הדוברים, לעקוב אחר מצגות מורכבות ולהיות מחוברים לתכני האירוע.

יחד עם זאת צילום כנסים טומן בחובו אתגרים רבים, חלקם טכניים וחלקם ארגוניים, המחייבים שילוב של ציוד איכותי, צוות מיומן ותכנון קפדני.

ישנה עבודה רבה הנעשית מאחורי הקלעים, והיא הכרחית על מנת להבטיח את הצלחת הכנס.

האתגרים בצילום כנסים

• אתגר 1: תנאי התאורה

– תאורה מתאימה היא האלף – בית של צילום.

וכאשר זהו צילום כנסים במעגל סגור, כלומר עם הקרנה על מסכים במהלך האירוע, תנאי התאוריה גם משפיעים על הנראות של המסכים.

– בדרך כלל כנסים מתקיימים במקומות סגורים, כך שישנה שליטה טובה על תנאי התאורה.

אך זהו תמיד נושא שיש לתת לו תשומת לב ומחשבה, ולהביא את פתרונות התאורה המתאימים לצורך הצילום.

– וכמובן גם תיאום מול צוות התאורנים על מנת להבטיח כי האירוע יעבור בהצלחה.

• אתגר 2: שילוב מצגות ותוכן ויזואלי

– כנסים בדרך כלל מעבירים אינפורמציה, לפעמים זהו מידע שיווקי ולפעמים מידע אקדמי.

והצורה המקובלת להעביר מידע בצורה ברורה היא באמצעות מצגות, גרפים ואמצעים שונים המבוססים על מדיה דיגיטלית.

– בעת צילום כנסים יש לתכנן את הדברים הללו מראש על מנת לאפשר להציג לקהל את המצגות על מסכים, בזמן הנכון ובצורה הנכונה – תוך כדי סנכרון מלא עם התקדמות ההרצאה.

– על מנת לאפשר זאת אנו משתמשים במערכות מיקסר המעניקות לנו שליטה, ומאפשרות הקרנה מקבילה של הדובר וקבצי המדיה בזמן ובמקום הנכון.

• אתגר 3: שמירה על עניין

– כנסים מקצועיים או אקדמיים הם אינם הופעות רוק, באופן טבעי הם מתנהלים בצורה רגועה ואחידה.

דובר אחד אולי קצת יותר כריזמטי ויודע לעורר את עניין הקהל, אחר קצת פחות.

אך כולם נדרשים לגיוון ויזואלי אשר ישמור על הקהל מרוכז.

– אנו יכולים לתרום גם מול האתגר הזה.

באמצעות מעברים בין זוויות צילום, שימוש בתקריבים ומבט רחב, וכמובן גם גרפיקה וכותרות, ניתן לשמור על עניין ולהחזיק את תשומת הלב של הקהל לאורך זמן ארוך יותר.

• אתגר 4: ריבוי דוברים ופאנלים

– כל כנס מתנהל בצורה אחרת, ובהתאם לכך עלינו להיערך.

לעתים ישנם דוברים שעולים זה אחר זה לנאום על הפודיום.

במקרים אחרים ישנו פאנל מומחים המנהל דיון, ואף מקבל שאלות מן הקהל.

כל אלו יוצרים אתגרים רבים עבור כל מי שעוסק בתחום של צילום כנסים במעגל סגור.

– לצד ציוד טכנולוגי הכולל מיקסר ומולטי קאמרה, עלינו להכיר היטב את תכנית הכנס ושלביו.

כך אנו יכולים להציב את המצלמות והמסכים במקומות הנכונים, ולשלוט על כל האירוע בצורה האופטימלית.

• אתגר 5: מניעת תקלות טכניות

– הפקת כנסים היא אינה דבר זול.

תנועות, ארגונים, גופים ממשלתיים או חברות מסחריות משקיעות הון בארגון הכנסים – הכל חייב לתקתק בצורה מושלמת ללא שום הפרעה וללא שום תקלה.

– כל תקלה בציוד, בחשמל או בתקשורת תפגע מייד בחוויה.

אולי זה חיבור חובבני, או מכשיר שכשל ברגע הכי חשוב.

על מנת להתמודד עם האתגרים אנו עורכים חזרות טכניות, עובדים לפי פרוטוקולים וגם מביאים ציוד גיבוי.

• אתגר 6: הפקות היברידיות ושידור מרחוק

– כאשר יותר ויותר כנסים מתקיימים במתכונת היברידית (קהל פיזי לצד משתתפים אונליין), נדרש סנכרון בין מה שמתרחש באולם לבין השידור החי.

כלומר לצד רשימת האתגרים של צילום כנסים, מצטרפים גם אתגרים הקשורים לשידור האירוע ברשת האינטרנט.

– אתגרים אלו מחייבים אותנו לדאוג גם לפתרונות תקשורת מתאימים המאפשרים שידור חי ללא הפרעות ובאיכות גבוהה.

תעבורת הנתונים הנדרשת לצורך שידורי ווידאו היא גבוהה, ולכן בדרך כלל איננו יכולים להסתמך על תשתיות תקשורת קיימות ועלינו להביא פתרונות מיוחדים.

• אתגר 7: אבטחת מידע ופרטיות

– כנסים מסוימים עשויים להיות פתוחים לציבור, ואין שום מניעה משידור באינטרנט שבו כל אחד יכול לצפות.

אך מנגד ישנם כנסים בהם התכנים אינם מיועדים לכלל הציבור, כמו למשל כנסים מסחריים שבהם עשויים להיחשף סודות מסחריים ועניינים פנימיים של הארגון.

במקרים אלו יש להשתמש בפתרונות המאפשרים הצפנה ובקרת גישה על מנת להגן על התוכן ועל המשתתפים.

• אתגר 8: נוכחות שאינה מפריעה

– אחד האתגרים הגדולים בעת צילום כנסים מרובי משתתפים הוא העבודה עם הציוד הרב.

יש להציב מצלמות, מסכים ועמדות ניהול מבלי להפריע לקהל.

– הציוד חייב להיות נגיש לצוות – אך אסור לחסום שדה ראייה, ליצור עומס במעברים או לסכן את המשתתפים בכבלים חשמליים ומעידות.

– באמצעות תכנון מוקדם, הקפדה על נהלים, תיאום מול מפיקי האירוע ושימוש בפתרונות מקצועיים ולא מאולתרים, אנו יכולים להבטיח תוצאה טובה ללא הפרעה בשטח.

אל מול האתגרים – הניסיון של לייבגיבינג

האתגרים הרבים, והצורך לתת לכל כנס את הפתרון המתאים לא משאיר הרבה מרחב תמרון לניסוי וטעייה.

– כל טעות או תקלה עלולה לפגוע בהשגת המטרות של מארגני הכנס, ואף לגרימת נזק של ממש כתוצאה מכך ששם הארגון יקשר עם חובבנות וחוסר מקצועיות.

– צילום כנסים זו אחריות, ויש להפיק את המשימה בידי אלו שהוכיחו שוב ושוב את יכולתם לתת פתרון איכותי לכל סוג של כנס וכל סוג של אירוע.

וכאן בדיוק אנו נכנסים לתמונה – חברת לייבגיבינג היא חברה ותיקה ומוכרת בתחום צילום הכנסים ושידורים חיים באינטרנט.

ביכולתנו לתת מענה לכל סוג של כנס, תוך כדי התאמה אישית ותיאום מלא מול המארגנים.

לייעוץ ומידע נוסף, צרו קשר עם חברת לייבגיבינג ונשמח לעזור לכם.