כנס וירטואלי, היברידי או זום

מאפשר לאנשים מרוחקים (בארץ/בעולם) להשתתף בכנס ולנהל שיח כאילו הם נמצאים יחד והמרחק אינו מפריד בינהם.

חוסך בעלויות הפקת הכנס, כאשר אין צורך בהשכרת אולם עבור משתתפי הכנס, כיבוד, עיצוב, דיילות ועוד..

זה חוסך עלויות למשתתפים עצמם, כאשר אין להם צורך בנסיעה, לינה ואוכל בקרבה לכנס.

ניתן להגיע למספר בלתי מוגבל של משתתפים, מכל העולם.

ניתן להקליט את האירוע הוירטואלי ולשדר את ההקלטה לאחר עריכה, דרך וידאו קונפרנס ( זום, טימס, גוגל מיט וכו'.)

האירוע מצולם עם צוות צילום מקצועי, המאפשר לשמור את תוכן הכנס לשימוש עתידי.

ניתן לשלב כלים אינטראקטיביים כמו צ'אט, סקרים ושאלות מהקהל, כדי לקבל פידבק מהמשתתפים בזמן אמת.

כנס וירטואלי בסיסי של 3 שעות עם מצלמה אחת, הוספת גרפיקה וסרטונים ושילוב מצגות בזמן השידור, עם איש צוות אחד, עולה בין 2,500 שח ל 4,500 ש"ח.

כנס וירטואלי עם מספר מצלמות, מספר מיקרופונים עם מיקסר ו-2-3 אנשי צוות עולה בין 8,500 שח ו 14,000 שח.

כנסים וירטואליים מורכבים יותר עם משתתפים ממספר נקודות בעולם, חזרה גנראלית יום לפני הכנס (DRY RUN) , יכולים לעלות 20,000 שח ועד 100,000 שח.

תקלות עלולות להתעורר בכנסים וירטואליים, בגלל מורכבותם, לכן כדאי לעבוד עם חברות בעלי ניסיון בתחום. 

כנס וירטואלי דורש מיומנות גבוהה ויצירתיות למציאת פתרונות לתקלות בזמן אמת, בלי לקטוע את מהלך הכנס.

יש להשתמש בחיבור קווי יציב לאינטרנט של סיב אופטי,עם מהירות העלאה ו/או הורדה של (DOWNLOAD/UPLOAD)  של 20 MB לפחות.

כדאי להתשמש כגיבוי, בתקשורת סלולראית, בתנאי שהציוד פועל עם 4 סימים בו זמנית כמו מערכות של LIVEU או MINEMEDIA.

חשוב מאוד, להכין ציוד גיבוי במקרה של תקלה בקו האינטרנט, בציוד השידור, במערכת הניתוב או במצלמות.

בפועל, מחזיקים ציוד כפול כדי לפתור כל תקלה בזמן אמת.

הניסיון והמומחיות של הטכנאים, מצמצמים מאוד את התקלות האפשריות.

קיימים שני סוגים של כנסים וירטואליים:

1- אירוע וירטואלי לגמרי ללא קהל בכלל, כאשר האירוע מנוהל מרחוק, מאולפן מרוחק.

2- אירוע היברידי, המשלב משתתפים מרוחקים ומשתתפים נוכחים פיזית באולם ומייצר אינטראקציה בין כולם.

המשותף לשני סוגי האירועים הוא שחייבת להיות אינטראקציה חלקה וללא רעשים או הפרעות בין כל המשתתפים.

בתוך 2 קבוצות ראשיות של אירועים וירטואליים, ישנם אירועים מגוונים.

להלן מספר דוגמאות:

• אירועי השקה למטרות שיווקיות
• כנס פנימי של חברות גדולות עם מספר סניפים: TOWN HALL
• ישיבות דירקטוריון של חברות בינלאומיות עם מנהלים בכל רחבי העולם.
• כנס וירטואלי אקדמי להצגת מחקרים והרצאות מקצועיות.
• תערוכה או יריד וירטואלי המחבר אנשי מקצוע מאותה תעשייה מכל העולם.
• סדנאות והכשרת עובדים, במטרה לשתף כמה שיותר אנשים ולהעשיר את הידע שלהם.

אירוע וירטואלי דורש ציוד רב.

זה אירוע שמקשר 2 צוותים או יותר, מרוחקים אחד מהשני.

כאשר התחושה צריכה להיות שהם ביחד באותו החדר, באותו המקום.

צילום:

– דרושות 2-3 מצלמות (חלקן סטטיות, חלקן עם צלם וחצובות כמובן)

– מערכת ניתוב בין המצלמות

– מערכת להוספת גרפיקה לשידור או להקלטה

– התחברות לקונסולה של הסאונד.

שידור חי של הכנס הוירטואלי:

– דרושים 2-3 ראוטרים סלולריים של חברות סלולריות שונות.

– כדאי להתחבר לאינטרנט קווי הנמצא במקום האירוע (או לחילופין להתקין קו זמני של חברות תקשורת כמו בזק).

אודיו:

– יש צורך במיקרופונים חוטיים / אלחוטים, בהתאם למספר המשתתפים.

– מיקסר דיגיטלי / אנאלוגי לניהול המיקרופונים.

– רמקול מוגבר כדי לשמוע את המשתתפים המרוחקים.

מסכים:

דרושים לפחות 2 מסכים. אפשר להשתמש במסכי טלויזיה גדולים.

– מסך 1 כדי לראות את מה שמצולם החוצה מתוך האולפן, הפרוגרם PROGRAM.

מסך 2 כדי לראות את המשתתפים המרוחקים.

תאורה:

דרושים פנסי לד בגדלים שונים עם ויסות טמפרטורה.

צוות:

דרוש מנהל אירוע, צלמים, נתב וידאו, טכנאי שידור, איש סאונד, עוזר ומתאם.

יש לנצל בצורה מכסימלית את האינטראקטיביות של הכנס.

שמרו על הרצאות קצרות עד 20 דקות וממוקדות כדי לשמור על ריכוז הקהל.
שתפו את קהל הצופים עם אפשרות של שליחת שאלות למרצים. בצורה כתובה דרך הצ'אט או בצורה ויזואלית. 

השתמשו בשאלונים בצורה של משחק טריוויה או תחרות. 

הציגו סרטוני ווידאו מקצועיים, מצגות והדגמות כדי להפוך את הכנס למהנה יותר.

ניתן לבצע נטוורקינג בכנס וירטואלי עם פיצול לקבוצות קטנות בחדרים וירטואליים.

איכות הסאונד הינה קריטית עבור המשתתפים.

כמובן גם איכות הצילום ובימוי המצלמות חשובה, על ידי הנתב.

בסיום הכנס הוירטואלי, תנו אפשרות למשתתפים לצפות את החומר המוקלט.